Er worden steeds hogere eisen gesteld aan veiligheid bij evenementen. Dit heeft invloed op het organiseren ervan. Dat merken ook vrijwilligers die evenementen organiseren in Noardeast-Fryslân. Reden om de gemeente eens te vragen hoe organisatoren nu het beste te werk kunnen gaan. Een belangrijke tip geven we alvast weg, omdat het tevens een uitnodiging betreft: ‘Ga met ons in gesprek!’
Evenementencoördinator Ronald Leijstra en beleidsadviseur Openbare Orde en Veiligheid (OOV) Edwin de Vries zijn onderdeel van het Team Feiligens. Martine van der Kloet is hun coördinator. “Zij heeft de evenementencoördinatie vormgegeven en ingezet op toegankelijkheid en goede relaties met organisatoren. Vanuit die basis werken wij.” Ronald en Edwin helpen meteen een misverstand uit de weg: “Wij zijn niet alleen in beeld als er iets misgaat. We komen graag op locatie langs, zowel vooraf als tijdens evenementen. Niet alleen om te checken of alles goed geregeld is, ook omdat we het ontzettend leuk vinden.” Organisaties waarderen deze betrokkenheid, evenals het informele contact. “Bel of app ons: we zijn geen 9-tot-5 types. Aarzel niet om contact op te nemen als je ergens mee zit.”
‘Eerst in gesprek, dan vergunning aanvragen’
Met deze ontspannen houding wordt het organiseren van een evenement een stuk plezieriger. Tegelijkertijd klopt het wel dat aan veel zaken gedacht moet worden. “We werken altijd toe naar een veilige situatie, wat voor evenement het ook is. Daarom stellen we bepaalde eisen met betrekking tot beveiliging”, legt Edwin uit. Ronald vult aan: “Wil je iets organiseren, neem dan eerst contact met ons op. Door samen de plannen goed door te nemen, kunnen we wijzen op alle zaken die van belang zijn. Dit helpt enorm bij het aanvragen van de vergunning: je komt goed beslagen ten ijs als je alles kunt afvinken.” Zo voorkom je bovendien dat je in tijdnood komt: als je zonder een voorgesprek een vergunningaanvraag indient en er blijkt informatie te ontbreken, trekken de vergunningverleners meteen bij Ronald en Edwin aan de bel. “Eerst overleggen, dan aanvragen. Dat zorgt voor een veel soepeler proces.”
Grootte, aard en risico’s
In Noardeast-Fryslân worden zowel kleine evenementen georganiseerd – waarvoor alleen een meldingsplicht nodig is – als middelgrote en heel grote evenementen. Edwin: “De grootte, maar ook de aard en de risico’s van een evenement, bepalen hoe we ermee omgaan. Voor een evenementenvergunning moet er sowieso een kloppend draaiboek zijn, maar bijvoorbeeld ook een plattegrond, een verkeersplan en calamiteitenroutes.” Naast de gemeente zijn daarom vaak ook de politie, brandweer en GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio) betrokken. “Zij kijken elk vanuit hun eigen expertise welke elementen niet mogen ontbreken.”
‘We lossen het op’
Ronald: “Ik ben hier nu ruim een jaar. De manier waarop deze gemeente de schouders eronder zet vind ik geweldig. Bij hele grote evenementen zoals de Admiraliteitsdagen en de Dokkumer kerstfair schakelen we snel met de betrokken partijen en wordt prettig samengewerkt in een veiligheidsteam.” Edwin: “Ook de jaarwisseling is altijd een belangrijke periode. We hebben met nagenoeg alle dorpen goede afspraken over de feestelijkheden. Het liefst zien we dat het carbidschieten, de vreugdevuren en de eindejaarsfeesten in elk dorp op één locatie plaatsvinden: dat is beter te beheren qua veiligheid.” Ronald besluit: “We zijn er niet om het organisaties moeilijk te maken. Organisatoren zijn vaak juist positief verrast na een gesprek. Samen zorgen we ervoor dat evenementen veilig door kunnen gaan. Er is niks leuker dan een trotse organisatie een groot compliment kunnen geven!”
Precies weten wat er nodig is voor een vergunning?
Kijk op www.noardeast-fryslan.nl/evenementenvergunning
