Heb je ook iets als een back-up?
Elke dag nam ze trouw één van de schijfjes in haar tas mee naar huis, vertelde office manager Sylvia mij met gepaste trots. Al vele jaren! Het bouwbedrijf had mij gevraagd de staat van de ICT door te lichten. In de kast met de stofzuiger en schoonmaakspullen stond een server te zoemen die natuurlijk wel geback-upt moest worden.
De deceptie was groot toen ik moest mededelen dat op beide schijfjes zich geen enkel spoor van data bevond. Een geluk was dat voor het bedrijf geen data verloren was gegaan en dat er nog tijd was om dit goed in te richten.
Back-ups maken
Waarom back-ups nodig zijn is evident: Ieders waardevolle data kan verloren gaan door crashes, hacks, ransomware, menselijke fouten, brand- en waterschade, blikseminslag, bitrot, sabotage, diefstal en ga zo maar door.
Het fysiek transporteren van back-upschijfjes klinkt weliswaar gedateerd, maar komt vandaag de dag nog steeds voor. Een online back-up is erg populair, omdat de data automatisch elders wordt opgeslagen. Voor een complete back-upstrategie zijn ook versiebeheer en een offline back-up noodzakelijk.
Alles in de cloud, toch?
Ondernemers die ik over dit onderwerp spreek werpen wel eens terug dat het onderwerp niet meer relevant is, omdat ze alles in de cloud hebben staan. Soms klopt dat ook, wanneer er een heldere overeenkomst is met de aanbieder, deze expliciet back-ups maakt en daarvoor de verantwoordelijkheid accepteert.
Vaak is dat niet het geval, zoals bij Microsoft 365. Dit uitermate populaire platform voor zakelijk samenwerken, e-mail en bestandsopslag maakt een exponentiële groei door. Het geeft de indruk dat alle data die er in staat opgeslagen altijd veilig is door de verschillende retentiemogelijkheden.
Geen garantie
Microsoft geeft echter geen garantie op beschikbaarheid van de data in Microsoft 365, in de licentie-overeenkomst staat zelfs expliciet dat zij niet verantwoordelijk zijn voor uw gegevens. Er is wel retentie, verwijderde of overschreven bestanden en e-mails kunnen tot zo’n 90 dagen worden hersteld. Als klant moet je er dan wel op tijd achter komen dat dit gebeurd is. Ook kan je niet hele mappen of mailboxen terugzetten naar een punt in de tijd.
Klanten met Microsoft 365, zo ook het eerder genoemde bouwbedrijf, adviseren wij een passende back-upstrategie, bijvoorbeeld online. Dit kan volautomatisch en versleuteld. Door deze back-ups in een ander datacenter op te slaan, zijn ze ook beschikbaar wanneer Microsoft eens niet thuis zou geven. Door controle en monitoring komt Sylvia nooit weer met lege handen te staan.